In der aktuellen Situation hat jedes Wort und jede Handlung eine 5-mal so starke Wirkung wie in "normalen" Zeiten. Als Führungskraft und Mitarbeiter wie auch als Privatperson sind Sie mehr denn je gefordert, empathisch, einfühlsam und lösungsorientiert zu kommunizieren. Dieses Video hilft Ihnen, die notwendige Grundlage für eine erfolgreiche Kommunikation zu schaffen und bietet Ihnen erste Techniken für eine effektivere und effizientere Kommunikation an.
Transkript des Videos
Ohne Frage ist Kommunikation eines unserer wichtigsten Mittel in der Führung und ebenso in der Förderung einer lernenden Organisation. Und jeder ist in diesem Sinne auch immer Führungspersönlichkeit, denn Sie kommunizieren mit den Menschen links und rechts von Ihnen sowie vertikal in der Hierachie. Und so seltsam es klingen mag, der erste Schritt zu einer erfolgreichen Kommunikation ist aktives Zuhören. Beobachten Sie einfach selbst, wie oft Menschen nicht wirklich zuhören und nur darauf warten, dass ihr Gesprächspartner eine Pause macht, damit sie reinspringen und ihren Monolog buchstäblich abladen können. Das ist KEIN Dialog und nichts anderes als das alte "Wer gewinnt und wer verliert" Spiel. Das ideale Szenario wäre: nach einem konstruktiven Dialog haben beide oder alle Personen etwas voneinander gelernt, ihre Perspektive erweitert und gemeinsam eine Lösung entwickelt, die weitaus besser ist, als einer alleine imstande gewesen wäre. Keine Frage, es braucht eine offene und interessierte Einstellung und Haltung: die Meinung und Perspektive des anderen nicht als Bedrohung oder Kritik zu sehen, sondern als Bereicherung der eigenen Sichtweise. Und wo immer zwei Menschen derselben Meinung sind, ist einer überflüssig. Aktives Zuhören ist also der erste Schritt. Was genau bedeutet das? Wie Sie vielleicht schon vermutet haben, lässt man den anderen immer seine Gedanken zu Ende sprechen und springt nicht just in der Sekunde ein, in der er fertig ist oder eine Pause macht. Vielleicht versuchen Sie sogar einmal, der anderen Person Wertschätzung entgegenzubringen, indem Sie entweder fragen, ob es noch etwas anderes gibt? Oder indem Sie mit Ihren eigenen Worten wiederholen, was sie gesagt hat, und dann fragen, ob Sie es richtig verstanden haben. So einfach es auch klingt, Sie werden sehen, dass der andere buchstäblich von den Socken ist, wenn Sie echtes Interesse an dem zeigen, was er gesagt hat. So unterschiedlich wir Menschen auch sind, so gleich sind wir alle in unserer Sehnsucht nach Gemeinschaft, Wertschätzung und Zugehörigkeit.
Und was für persönliche, physische Treffen gilt, gilt gleichermassen für Video- und Telefonkonferenzen. Es wird möglicherweise zu Beginn etwas Anstrengung und Übung erfordern, zahlt sich aber doppelt aus. Das ist also die Grundlage und die Voraussetzung für eine vernünftige und erfolgreiche Kommunikation. Lassen Sie uns jetzt in einige konkretere Details über erfolgreiche Kommunikation eintauchen. Aus psychologischer und neurologischer Sicht ist keiner von uns in der Lage, sich länger als 30 bis 60 Minuten voll - und ich meine voll - zu konzentrieren. Und wenn Sie sich selbst beobachten, haben Sie vielleicht auch schon einmal bemerkt, wie Sie - sobald Sie auf ein Thema konzentriert sind - buchstäblich in einen Tunnel geraten und vielleicht die Zusammenhänge links und rechts nicht mehr erkennen und das Thema nicht in einen größeren Zusammenhang stellen. Und dann - wie durch ein Wunder - indem Sie sich einfach eine kurze Pause gönnen, sehen Sie neue Zusammenhänge und haben neue Ideen. Wenn Sie also Besprechungen abhalten, versuchen Sie, diese für 45 Minuten einzuplanen. Wenn Sie wirklich mehr Zeit brauchen, dann planen Sie 45 Minuten ein, machen Sie 5 bis 10 Minuten Pause und dann noch einmal 30 oder 45 Minuten. Das ermöglicht es auch allen Beteiligten die aufgenommenen Informationen zu „verdauen“. Gönnen Sie sich in der 5 bis 10-minütigen Pause einen Tee oder Kaffee, gehen Sie ein paar Schritte oder machen Sie etwas anderes. Verzichten Sie auf kognitiv herausfordernde Aktivitäten. Ihr unbewusstes Denken macht sozusagen automatisch die ganze Arbeit für Sie, während Sie sich entspannen. Übrigens hat sich diese 30- bis 60-Minuten-Regel auch bei der Erledigung wichtiger Arbeiten als sehr effizient und erfolgreich erwiesen. Am Beginn werden Sie vielleicht ein wenig Zeitdruck wahrnehmen, und das ist gut so. Sie kommen so schneller in einen Flow-Zustand und werden - das garantiere ich Ihnen - während Ihrer kurzen Pausen brillante Ideen haben. Es mag etwas Mühe und Zeit erfordern sich daran zu gewöhnen, aber wenn Sie einmal den Dreh raus haben, möchten Sie es nicht mehr missen.
Wie strukturiert man also Meetings?
Schaffen Sie zunächst eine solide Grundlage für ein gelungenes und erfolgreiches Meeting: Wenn Sie Teilnehmer einladen, schreiben Sie einen kurzen Satz in die Einladung warum Sie wünschen, dass diese Person aktiv teilnimmt. Das bedeutet: Laden Sie nur Leute ein, die sich aktiv an dem Thema beteiligen, und nicht nur um jemanden zu informieren. Das können Sie später tun, indem Sie eine kurze Zusammenfassung versenden.
Bereiten Sie eine Agenda vor: Kein Meeting ohne vorherige Kommunikation über die Themen und Ziele des Meetings. Ausgenommen in Notfällen oder wenn Sie nur Ihre Ideen oder Meinungen mit einer Kollegin oder einem Kollegen reflektieren wollen.
Zweitens: Nehmen Sie sich fünf Minuten Zeit für einen kurzen Check-In. Zum Beispiel: Wie geht es Ihnen? oder Was haben Sie gerade auf Ihrem Tablett? - das wird nicht nur das Gequatsche deutlich reduzieren, sondern auch lange Monologe vermindern. Es zeigt auch Ihr Interesse und Ihre Wertschätzung für die Menschen um Sie herum.
Drittens: Gehen Sie die Agenda durch und sehen Sie, wie weit Sie kommen - sagen wir in 45 Minuten. Wenn Sie bei allen Themen einen Haken gemacht haben, machen Sie eine kurze Zusammenfassung der Ergebnisse oder nächsten Schritte und fragen Sie die Teilnehmer, ob sie damit so einverstanden sind. Falls Sie nicht zum bis zum Ende kommen, machen Sie eine Pause und anschliessend geht es mit einer zweiten Runde weiter oder vereinbaren Sie einen Folgetermin.
Viertens: Wenn wichtige Informationen fehlen, um eine qualifizierte Entscheidung zu treffen, stoppen Sie unverzüglich und vereinbaren Sie wer die relevanten Informationen beschafft und verlegen Sie das Meeting auf einen anderen Tag.
Fünftens: Verteilen Sie nach dem Meeting die Zusammenfassung an alle Beteiligten und diejenigen, die informiert werden sollten. Der positive Nebeneffekt ist: andere werden nicht in Ihrer Arbeit unterbrochen und sparen Zeit durch die Zusammenfassung der Ergebnisse. Bei Bedarf falls jemand mehr Informationen wünscht, kann er sich immer noch mit Ihnen in Verbindung setzen, anstatt gezwungen zu sein, 45 Minuten in einer Sitzung zu verschwenden.
Das klingt einfach und doch habe ich immer wieder in Unternehmen beobachtet, dass Mitarbeiter teilweise bis zu 80% in Meetings sitzen und sprichwörtlich nicht mehr zum Arbeiten kommen. Diese ganz einfachen Methoden haben immer zu einer mindestens 20% - und in besseren Fällen 50% - Reduktion der Zeit in Meetings geführt, bei gleichzeitig qualitativ besseren Ergebnissen.
Und im nächsten Video werden wir sehen, wie man konstruktiv und lösungsorientiert Feedback geben kann.
